מאגר מידע: מתי תחול עליך החובה לרישומו?
הסטארט אפ החדש שלך הוקם בשעה טובה ומוצלחת. ככל שהמשתמשים בו נדרשים לרשום את פרטיהם האישיים, הרי שאתה מחזיק ב"מאגר מידע", ויתכן שעליך, כ"מנהל מאגר המידע", תחול החובה לרישומו בפנקס מאגרי המידע.
ככל שהסטארט אפ שלך מצריך מהמשתמשים בו להזין את פרטיהם האישיים, יתכן שיש בידיך "מאגר מידע" ויתכן שאתה נחשב כ"מנהל מאגר מידע" וכי חלה עליך החובה לרשום אותו. על מנת לברר זאת, משרד אביב לזר ושות' מבהיר את האמור בחוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981.
אז מהו בכלל ''מאגר מידע''?
בכדי להבין מהו מאגר מידע, יש להבין תחילה מידע מהו.
''מידע'' מוגדר בסעיף 7 לחוק כ"נתונים על אישיותו של אדם, מעמדו האישי, צנעת אישיותו, מצב בריאותו, מצבו הכלכלי, הכשרתו המקצועית, דעותיו ואמונתו".
"מאגר מידע" מוגדר בסעיף 7 לחוק כ"אוסף נתוני מידע, המוחזק באמצעי מגנטי או אופטי והמיועד לעיבוד ממוחשב", כאשר מהגדרה זו, מוחרג אוסף אישי (שאינו עסקי) או אוסף יחיד הכולל רק שם, מען ודרכי התקשרות.
שים לב: על-פי הגדרת החוק, ככל שהסטארט אפ שלך מצריך מהמשתמשים בו לרשום אך ורק את שמם, כתובתם ומספר הטלפון שלהם/כתובת הדוא"ל שלהם – אין מדובר ב"מאגר מידע", ובמילים אחרות - לא מוטלת עליך כל חובה לרשום אותו!
אז האם אתה מוגדר כ"בעל מאגר מידע"?
על מנת להכריע בזאת יש לשקול מספר פרמטרים נוספים לבחינת השאלה האם אתה בעל מאגר מידע המחויב ברישום מאגר המידע שברשותך, כמו למשל:
-
האם אתה מחזיק במידע (כהגדרתו לעיל) של מעל 10,000 איש?
-
האם המידע שבידיך עולה כדי "מידע רגיש"? כאשר ''מידע רגיש'' מוגדר בסעיף 7 לחוק כ"נתונים על אישיותו של אדם, צנעת אישותו, מצב בריאותו, מצבו הכלכלי, דעותיו ואמונתו" וכן כ"מידע ששר המשפטים קבע בצו, באישור ועדת החוקה חוק ומשפט של הכנסת, שהוא מידע רגיש".
שימו לב, כי בניגוד ל"מידע" רגיל, המוגדר לעיל שנוגע למעמדו האישי ולמקצועו של המשתמש, "מידע רגיש" הוא מידע פרטי פי כמה, הנוגע למעמדו, בריאותו אישיותו ומצבו הכלכלי של המשתמש.
-
האם המאגר כולל מידע על אנשים והמידע לא נמסר על ידיהם, מטעמם או בהסכמתם למאגר זה?
-
האם המאגר הוא של גוף ציבורי? "גוף ציבורי" מוגדר בחוק כ"משרדי הממשלה ומוסדות מדינה אחרים, רשות מקומית וגוף אחר הממלא תפקידים ציבוריים על פי דין" וכן כ"גוף ששר המשפטים קבע בצו, באישור ועדת החוקה חוק ומשפט של הכנסת, ובלבד שבצו ייקבעו סוגי המידע והידיעות שהגוף יהיה רשאי למסור ולקבל".
-
האם המאגר משמש לשירותי דיוור ישיר? החוק קובע כי ''דיוור ישיר'' הינו "פניה אישית לאדם, בהתבסס על השתייכותו לקבוצת אוכלוסין, שנקבעה על פי איפיון אחד או יותר של בני אדם ששמותיהם כלולים במאגר מידע". כאשר, "שירותי דיוור ישיר" מוגדרים בסעיף זה כ"מתן שירותי דיוור ישיר לאחרים בדרך של העברת רשימות, מדבקות או נתונים בכל אמצעי שהוא".
לסיכום חלק זה, אם המאגר שברשותך מתאים להגדרת ''מאגר מידע'' ובנוסף, ענית בחיוב על לפחות אחת מבין השאלות לעיל – הרי שאתה בעל מאגר מידע, וחלה עליך החובה לרשום את מאגר המידע בהקדם בפנקס מאגרי המידע!
אז איך רושמים את מאגר המידע?
סעיף 9 לחוק מעגן את פרוצדורת הרישום בפנקס: תחילה יש להגיש בקשה לרישום לרשם. בבקשה, הזו עליך לפרט את הפרטים הבאים: זהות בעל מאגר המידע, המחזיק בו ומנהלו ומעניהם בישראל; מטרות הקמת מאגר המידע והמטרות להן נוגע המידע (אגב, בפרטים שבמאגר המידע תוכל להשתמש רק לשם אותה המטרה לשמה הוקם המאגר!); סוגי המידע שיכללו במאגר; פרטים בדבר העברת מידע מחוץ לגבולות המדינה; פרטים בדבר קבלת מידע, דרך קבע, מגוף ציבורי, שמו של הגוף הציבורי ומהות המידע הנמסר (למעט פרטים הנמסרים בהסכמת מי שהמידע נמסר אודותיו).
עוד יצוין כי כל בעל מאגר /מחזיק בו נדרש להודיע לרשם על כל שינוי בפרט מבין הפרטים הללו.
ומהן סנקציות בגין אי-רישום מאגר המידע?
החוק קובע כי החזקת מאגר מידע שצריך להירשם אך לא נרשם – תיחשב כעבירה פלילית שדינה מאסר שנה ועלול לגרור קנס מנהלי מרשם מאגרי המידע.